La legislación mercantil actualmente vigente regula, en base al principio de transparencia, la obligación de los empresarios de formular sus cuentas anuales para poder tener una imagen real del patrimonio y de la situación de cada empresa. Esta información da seguridad en el tráfico mercantil entre empresas.
A día de hoy, hay más de 27.000 cuentas presentadas en el Registro Mercantil con fecha de cierre de ejercicio en 2015, y cerca de 1.880.000 de 2014. En total desde el 2010 se puede adquirir un total de 10.282.626 registros.
Regulación
La obligación de formulación de las cuentas anuales, está regulada en el artículo 253.1 del Real Decreto Legislativo 1/2010 de 2 de julio por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, que establece literalmente:
"Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados."
¿Quién tiene la obligación de depositar las cuentas anuales?
Las entidades que tienen la obligación de depositar las cuentas anuales son las siguientes:
Las sociedades anónimas (S.A.).
Las sociedades de responsabilidad limitada (S.L).
Las sociedades comanditarias por acciones.
Las sociedades de garantía recíproca.
Los fondos de pensiones.
En general, cualquier empresario que venga obligado al depósito por alguna disposición legal.
Plazo para presentar las cuentas y presentación fuera de plazo
Las cuentas anuales deberán presentarse en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a la fecha de celebración de la Junta en la que se aprobaron. El cómputo del mes se realiza de fecha a fecha, es decir, si la junta se celebra el 17 de enero, el último día de plazo será el 17 de febrero.
La presentación de las cuentas fuera de plazo, si se produce antes de que finalice el año, no conlleva sanción por parte del Registro Mercantil; pero si transcurre un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, por lo que no se podrá inscribir ningún documento en el Registro, excepto los contemplados en la normativa aplicable (art. 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil).
Formas de presentación
Las cuentas anuales se pueden presentar de las siguientes formas:
En soporte papel. Pueden descargarse gratuitamente los modelos oficiales por internet.
En soporte CD/DVD y por vía telemática. Se puede descargar gratuitamente el programa a través de la web de Registradores.
Contenido de las cuentas
Los documentos mínimos a presentar para depositar las cuentas anuales de una empresa son los siguientes:
Certificado de aprobación de Cuentas.
Memoria.
Balance.
Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
Informe Medioambiental.
Informe de Acciones/Participaciones Propias.
Hoja de datos generales de identificación.
Instancia de presentación.
En el caso en que la empresa tenga que presentar un Informe de Auditoría, a los documentos anteriores habría que sumarte: el Informe de Auditoría, el Informe de Gestión y el Estado de Flujos de Efectivo.
