La comunicación oficial convive siempre con la comunicación espontánea entre las personas de la empresa. Aprende a usar la primera y obtendrás grandes ventajas.
La comunicación es un fenómeno que no hace falta provocar para que suceda. En todas las organizaciones del mundo existe la comunicación interna. No importa que no haya un plan, o que nunca se hayan diseñado canales adecuados para ello: simplemente ocurre. Ocurre cuando se junta un corrillo de compañeros en el tiempo del almuerzo. Ocurre cuando dos personas coinciden en el ascensor. Ocurre cada vez que alguien envía un correo electrónico a alguien o que una conversación telefónica se escucha en las inmediaciones de un despacho. No hace falta comunicar para que la comunicación exista. Por eso tantas y tantas empresas se acomodan en la no-comunicación.
La no-comunicación consiste básicamente en dejar que la comunicación fluya de forma natural, más como un proceso social que como un intercambio profesional. Es especialmente efectiva en empresas pequeñas o medianas, donde cualquiera puede comunicarse con cualquiera con sólo elevar un poco la voz. Pero por muy familiar que sea el ambiente en una empresa, la comunicación informal o social no basta para armar los cimientos de la actividad profesional. Para eso está ese otro tipo de comunicación, planificada y dirigida, que puede constituir un arma potente capaz de cohesionar equipos, de construir marcas, de mejorar procesos o de optimizar cadenas de valor. ¿No es una herramienta a la que valdría la pena sacar partido?
Mucha gente confunde erróneamente la planificación y el control de la comunicación con una desnaturalización de la misma. Pero la comunicación planificada no tiene por qué anular a la espontánea, del mismo modo que la comunicación informal no debería sustituir a la formal.
Aquí las 5 principales razones para planificar la comunicación interna de tu empresa:
Permite abordar objetivos macro.
La comunicación planificada es lo contrario de la comunicación improvisada. Permite fijarse objetivos estratégicos (normalmente éstos vienen derivados del plan estratégico de la compañía) a medio y largo plazo, estableciendo a corto plazo las acciones necesarias para alcanzarlos.
Es homogénea.
La comunicación planificada se compone de mensajes claros y bien meditados, así como canales adecuados para cualquier necesidad. También tiene más alcance dentro de una empresa (imagínate la diferencia de impacto entre un Newsletter colectivo y un cuchicheo de pasillo), lo cual permite que los mensajes se distribuyan de forma más homogénea y precisa.
Su efecto se acumula.
Cada acción de comunicación, si se encuentra dentro de una cadena de acciones ordenada y planificada en función de unos objetivos, acumula su impacto a las anteriores. En este ámbito la coherencia en los mensajes y en los canales es vital para que cada nuevo impacto sume su fuerza a los anteriores. La otra cara de esta moneda es la comunicación espontánea o informal, cuya naturaleza misma implica dispersión y desorden en los impactos.
Se puede (y se debe) medir
Una de las grandes ventajas de una comunicación estructurada es que desde su misma concepción puede diseñarse de manera que pueda ser medida. Si los indicadores están bien elegidos y los objetivos son claros, podremos medir el impacto y la rentabilidad de nuestras acciones, permitiéndonos poder introducir pequeños cambios de timón en nuestra estrategia en función de los resultados que vamos obteniendo.
Está libre de interferencias
La comunicación oficial en las empresas tiene la ventaja de que ocupa canales y mensajes difícilmente manipulables. Por lo tanto, goza de objetividad y claridad, no así la tan temida rumorología que a menudo causa estragos en los sistemas sociales cerrados, como es el caso de una organización.
Planificar y controlar significa establecer objetivos, dirigir las acciones. Si la comunicación es una herramienta, puedes decidir para qué emplearla.
