El Plan Notarial de Emergencias: compromiso y servicio al ciudadano ante la adversidad

El decano del Colegio Notarial de Valencia, José Carmelo Llopis Benlloch, analiza el nuevo Plan Notarial de Emergencias, una iniciativa nacional que refuerza el compromiso del Notariado español con la sociedad en momentos críticos como catástrofes naturales o situaciones de emergencia.

El nuevo protocolo nacional, que se presentará en la sede del Colegio Notarial de Valencia, el 27 de octubre, a las 18.00 horas, determinará las medidas notariales de actuación ante catástrofes como la dana, definirá con precisión los supuestos de aplicación y reforzará tanto la respuesta institucional como el apoyo rápido y directo a los ciudadanos, empresas y notarios afectados.

¿Qué motivó la creación del Plan Notarial de Emergencias?

El Notariado español siempre ha tenido una clara vocación de servicio público. Al estar en el día a día cerca de las personas, asesorándoles en los momentos más importantes de su vida, conocemos las necesidades de los ciudadanos, y les ayudamos para garantizarles la seguridad jurídica que necesitan. Y en momentos difíciles, con mucho más motivo estamos ahí para tenderles una mano. 

Las recientes catástrofes naturales que hemos sufrido en España, como la erupción del volcán de la isla de La Palma en septiembre del año 2021 o la dana que afectó a la provincia de Valencia hace ahora un año, pusieron de manifiesto algo evidente: en situaciones de emergencia, la respuesta debe ser rápida, coordinada y útil para los ciudadanos. De ahí surgió la idea de elaborar un plan nacional que permitiera al Notariado actuar con rapidez, coordinación y sensibilidad en momentos de especial dificultad para la ciudadanía.

"El objetivo es que nadie quede sin apoyo ni documentación notarial jurídica básica en momentos de emergencia"

¿En qué consiste y cuándo se aplicará el protocolo notarial de emergencias?

Este Plan Notarial de Emergencias será un instrumento esencial destinado a garantizar una respuesta notarial eficaz y rápida en momentos críticos y en función de las circunstancias específicas de cada caso, gracias a la implicación y ayuda de los notarios de toda España, del Consejo General del Notariado, de los Colegios Notariales y de nuestro Centro Tecnológico.

El protocolo de emergencias notarial se podrá activar por el Consejo General del Notariado, en supuestos extraordinarios ante el reconocimiento por parte de la Administración competente, ya sea estatal o autonómica, de una situación de emergencia o la declaración oficial de una zona como catastrófica en la que la intervención notarial sea importante, por ejemplo, para documentar daños para la solicitud de ayudas. 

¿Cómo se delimitan las zonas afectadas y qué implicaciones tiene?

La delimitación territorial se establece según los criterios fijados por la normativa que declare la emergencia: en la actuación notarial en la isla de La Palma, la delimitación vino determinada por los terrenos y propiedades de la isla que fueron afectados por las coladas de lava; en la dana de Valencia, por los municipios concretos que fueron afectados por las inundaciones. Es, por tanto, la Administración competente la que fijará la zona afectada. Este criterio de objetividad permite al Notariado actuar con eficacia y seguridad jurídica.

¿Qué medidas se han previsto para ayudar directamente a los ciudadanos?

El protocolo prevé servicios específicos de atención a los afectados, tanto por vía presencial como telemática, cuya activación dependerá de las circunstancias concretas de la situación: no fueron las mismas las necesidades de los ciudadanos de La Palma que las de los afectados por la dana. Por ejemplo, se incluye un servicio de atención al usuario personalizado, así como el refuerzo de la atención telefónica y por correo electrónico, la ayuda a los ciudadanos afectados a la búsqueda y recuperación de documentación notarial esencial que afecte a las propiedades que hayan perdido o se hayan visto afectadas por la catástrofe, o la obtención de actas notariales de protocolización de fotografías que puedan acreditar los daños sufridos. 

En casos como la dana, se ha ayudado a los ciudadanos con asistencia jurídica y asesoramiento gratuito, con la expedición de copias de sus documentos notariales y con la autorización de más de 14.500 actas notariales gratuitas y telemáticas para poder documentar la catástrofe sufrida en sus inmuebles o vehículos ante aseguradoras o la Administración Pública. El objetivo es que nadie quede sin apoyo ni documentación notarial jurídica básica en momentos de emergencia.

Este plan prevé además un control de calidad y seguimiento una vez iniciado el protocolo de emergencias para garantizar su eficacia y uniformidad en todo el territorio, que seguirá activo mientras sea necesario para la población afectada.

¿Qué son las actas telemáticas?

Las actas de protocolización telemáticas de fotografías se han convertido en una herramienta esencial para documentar los daños sufridos cuando no es posible acceder físicamente a las zonas afectadas. Estas actas se tramitan a través de la Sede Electrónica Notarial y permiten protocolizar fotografías u otros documentos de manera urgente. Reconocidas en las medidas legislativas que se adoptaron, han demostrado su utilidad al haber ayudado a miles de ciudadanos y empresas a acreditar los desperfectos en sus viviendas, bajos comerciales o vehículos. 

¿Qué medidas contempla el plan cuando una notaría resulta afectada?

Las notarías son oficinas públicas que prestan un servicio de interés general, por lo que, en casos de afectación del local donde se ejerce la función notarial, las primeras medidas van dirigidas al mantenimiento o, en su caso restablecimiento, del normal funcionamiento del despacho. En función del tipo de daño, se prevén distintas actuaciones: como la monitorización constante de las redes de comunicaciones, el apoyo logístico mediante mano de obra y vehículos para retirar mobiliario y enseres dañados, el préstamo urgente de equipos informáticos desde el Centro Tecnológico del Notariado, o la reubicación temporal de la notaría. Todo ello busca mantener el servicio público notarial al ciudadano con la máxima normalidad posible. 

¿Qué papel desempeña el Centro Tecnológico del Notariado?

El Centro Tecnológico del Notariado es la entidad tecnológica del Consejo General del Notariado, y por tanto de todos los notarios. Tiene un papel central en la puesta en marcha de este plan de emergencias. Supervisa las telecomunicaciones, suministra material informático a las notarías afectadas y puede incluso crear en tiempo récord notarías provisionales, como ocurrió en La Palma. Además, desarrolla y adapta las aplicaciones específicas para la atención inmediata al ciudadano, como la plataforma telemática de actas de protocolización de fotografías que se creó en muy pocos días tras la dana en la provincia de Valencia para ayudar a la población y empresas afectadas. 

¿Y qué función tienen los Colegios Notariales dentro del plan?

Los Colegios Notariales son una parte esencial. Son el enlace directo entre el Consejo General del Notariado, el Centro Tecnológico del Notariado y los ciudadanos. Disponen de servicios de información y ayuda, tanto para notarios como para personas afectadas. Además, sus Juntas Directivas pueden autorizar el uso de sus sedes para la prestación de servicios notariales urgentes, ayudar de manera directa a los notarios que hayan sido personalmente afectados o coordinar voluntarios —incluidos notarios jubilados— para reforzar la atención al público. Su labor de comunicación y acompañamiento es clave para que el plan nacional notarial funcione de forma ágil y eficiente.

¿Cómo se controla la aplicación del plan y qué garantiza su eficacia?

El plan incluye mecanismos de seguimiento continuo. Los Colegios Notariales y el Centro Tecnológico recabarán información periódica sobre el estado de las notarías afectadas y los servicios prestados en cada actuación. Se elaborarán informes mensuales con los datos de actuaciones y medidas adoptadas, tanto para las autoridades competentes como para el Notariado. Esta evaluación constante pretende garantizar una respuesta coordinada, transparente y eficaz ante cada emergencia nacional. 

En resumen, ¿qué representa este plan para el Notariado?

El Plan Notarial de Emergencias es un ejemplo claro del compromiso del Notariado con la sociedad. En casos de emergencia en que los ciudadanos y las empresas necesiten de nuestra actuación, los notarios reafirmamos nuestra condición de servidores públicos dispuestos a garantizar de forma eficaz, rápida y segura, con profesionalidad y solidaridad, la continuidad de nuestra función en beneficio de todos, incluso en los momentos más difíciles como una situación de emergencia o una catástrofe como la tristemente vivida hace ahora un año en la provincia de Valencia.