Este artículo trata uno de los prismas de la digitalización: la gestión documental o archivo electrónico; y sobre cómo le trasladarás a tu hija, cuando sea una profesional adulta, qué notas sacó en primero de primaria.

Está claro que menos pantallas -sobre todo en edades tempranas- y más cuentacuentos en la biblioteca contribuyen a mejores resultados en estas primeras etapas. Sin embargo, no es objeto del artículo las calificaciones en sí que haya obtenido la chiquita tras una u otra práctica; el caso es cómo conservaremos el recuerdo de estos KPI que ya le han marcado.

Convergen diferentes aspectos en este reto: han cambiado los formatos, es cierto, no hay tanto papel (no tenemos boletín de cartulina que nos entregaban en EGB) pero las necesidades son parecidas y también los riesgos asociados a la conservación. ¿Consideras que van a estar disponibles en la web del centro dentro de unos años? ¿Vas a hacerle una foto o captura de pantalla con el móvil para consumirlo solo este año? ¿Un pdf tal vez?

Indudablemente, si tiramos de memoria, como capacidad humana para recordar aquellos hechos que sucedieron, es posible que fracasemos en el intento: muy probablemente dentro de veinte o treinta años no podamos evocar la nota de educación física, lengua, mate, ciencias (sociales o de la naturaleza) o incluso valores (que, además, no tengo claro si -en un futuro de máquinas- vayamos a caer en que estaba esta materia).

¿Entonces? A nivel individual, una buena práctica sería incorporar esta información a nuestro archivo personal. Evidentemente la protagonista de la historia no va a tener ya un archivo con seis años (o sí), pero lo que está claro es que sí podría formar parte del fondo documental familiar (y entendiendo por fondo documental a una colección organizada de documentos, sea el formato que sea, papel o electrónico). No obstante, para que esto ocurra, requiere de una acción por parte del padre, madre o tutor o tutora. Requiere de un interés por conservar, con el principal objetivo de legarle su pasado o preocuparse por sus datos, su identidad.

De manera análoga, a nivel social o colectividad, son los archivos extensiones de la memoria, por tanto, convendrá ejercitarlos y en algunos casos dotarlos para prevenir, antes que curar (o lamentar porque ya sea demasiado tarde). ¿Nos aportarán las administraciones ese dato dentro de unos años? ¿Accederán nuestros hijos con sus dni’s electrónicos a sus antiguos expedientes a modo de una preservación digital a largo plazo? ¿Los datos de hoy sufrirán la temida obsolescencia tecnológica en unos años? ¿Será cierta la aparición de nuevas profesiones como ya se apunta a una especie de arqueólogo digital?

Afortunadamente, desde siempre, han existido profesionales preocupados y ocupados por estas cuestiones. Haciendo equipo junto a otros perfiles profesionales, los expertos en gestión de la información y documentación (más allá del bigdata o perfiles reconvertidos) siempre han estado a disposición de las organizaciones e instituciones las cuales, incluso antes que otras que ahora ven petróleo en los datos, ya consideraban su información y documentos como un activo. Veremos qué nos depara el futuro (y si podremos echar la vista-e atrás).