La organización de un evento, sea del tipo que sea, es una labor compleja en la que intervienen muchos factores, que pueden hacer que el producto, servicio o la ocasión con motivo del cual se celebra sean un éxito o un fracaso.

Cuando una empresa decide exhibirse ante sus clientes y proveedores, cuidar cada detalle es fundamental para que su imagen se vea beneficiada.

La elección del lugar, bien sea un salón, un hotel o un recinto especializado, es esencial. Siempre es conveniente que esté bien comunicado, que sea de fácil acceso y si es posible, que posea aparcamiento propio, o cercanía con transportes colectivos que permitan a los asistentes acudir con comodidad.

Además del lugar, que es fundamental, es necesario elaborar una lista de invitados, enviar las invitaciones correspondientes, y realizar un seguimiento de las mismas, contratar un catering y un ambiente musical, así como una animación y decoración adecuadas; contratar un servicio de decorados que cree un escenario la imagen de la empresa, así como proveer tecnológicamente el acto, con micrófonos, atril, proyectores, etc.

Es muy importante conseguir mostrar una imagen adecuada, brillante elegante de la empresa. Azafatas, intérpretes, obsequios para los asistentes, y una recepción y despedida personalizadas son las claves que harán del evento un acontecimiento que se recuerde y sea tarjeta de presentación de la empresa misma.

Los departamentos de marketing y relaciones públicas de las empresas suelen encargarse de estos menesteres, aunque para otras modestas o que no tienen capacidad operativa para organizar esta clase de servicios, hay empresas y en ocasiones los propios salones o recintos que se encargan de todo ofreciendo su experiencia y saber hacer, para garantizar el éxito del acontecimiento.