04 de noviembre de 2019
04.11.2019

El entorno colaborativo digital como solución eficaz a los puestos de trabajo deslocalizados

04.11.2019 | 12:14
Sothis se dio cuenta de que tenía que ser capaz de ofrecer soluciones de comunicación y colaboración más eficaces y productivas
El entorno colaborativo digital como solución eficaz a los puestos de trabajo deslocalizados

Sothis, empresa líder en transformación digital en España, ofrece soluciones de comunicación y colaboración más eficaces y productivas a personas, clientes y proyectos

En la actualidad, la transformación digital ya no supone una novedad para las empresas como tal. Se trata de una evolución digital continua a la que deben adaptarse e ir incorporando estructuras eficientes por la rapidez con la que tienen que acometer los cambios. Para ello hay dos puntos fundamentales a tener en cuenta: las herramientas que se utilizan y las personas que las emplean.

La tecnológicas Sothis ayuda a que sus clientes puedan integrar y desarrollar las herramientas adecuadas para poder llevar a cabo su estrategia global de transformación digital y la evolución continua que conlleva. En este escenario, Sothis se dio cuenta de que tenía que ser capaz de ofrecer soluciones de comunicación y colaboración más eficaces y productivas sin importar el dónde ni el cuándo. Así, pensando en sus clientes, decidió implementar esta mejora en la ejecución de sus propios proyectos, para lo que había que comenzar transformando el propio puesto de trabajo de Sothis.

La compañía ofrece un servicio de consultoría en el ámbito nacional e internacional con movilidad de personas. Ante este reto se comenzó a evaluar cómo optimizarlo, incorporando finalmente Microsoft Teams, una herramienta que proporciona otra dimensión a la comunicación, integrando todos los elementos para bajo una misma plataforma. Se trata de una solución de comunicación y colaboración a través de la cual se pueden compartir documentos que pueden ser editados por varias personas a la vez y en tiempo real. Supone, por tanto, un ejemplo de cómo agilizar considerablemente los procesos.

Sothis planificó la implantación de la solución acompañando a todas las personas en la gestión del cambio y formándolas para que incorporaran esta herramienta en su día a día. Esta nueva situación les permitió cambiar el enfoque, abordando las tareas desde una perspectiva totalmente nueva. Es por ello que su éxito caló pronto, ya que este tipo de soluciones de entorno colaborativo reduce el número de emails, así como el tiempo de respuesta; es multidispositivo; cuenta con un entorno seguro, imprescindible en cualquier ámbito de la vida digital, e impulsa la cercanía entre equipos. En cuanto se materializaron sus ventajas, el resto de equipos comenzó a incorporar Microsoft Teams, tanto para proyectos internos como con el resto de clientes.

Para comenzar a usar este entorno colaborativo ha resultado determinante la persona que lidera el equipo, pues es quien abandera el cambio de enfoque y forma de trabajo. Esto ha supuesto pasar de tener reuniones a 'conversaciones', fluyendo permanentemente la comunicación. De hecho, se redujeron los desplazamientos al pasar de entre ocho y diez a hacer dos, a lo sumo tres para el arranque de un proyecto (uno para la toma de requerimientos y otro para el comienzo del mismo).

Salvados los obstáculos dentro de la organización y con todo este tipo de evidencias, los clientes se fijaron en el enorme potencial de estas herramientas. Su gran facilidad de uso hace que cualquier persona con unos mínimos conocimientos de Office pueda utilizarlas sin depender de una formación específica. Lo único que se requiere es conectividad. Además, se puede dar acceso a colaboradores externos que no dispongan de esta herramienta en sus organizaciones, puesto que cuenta con una versión free para este tipo de situaciones.

A través de soluciones de entornos colaborativo se mejora y simplifica el trabajo en equipo; se impulsa la cercanía entre personas y clientes; la información queda compartida y almacenada en un entorno seguro; se democratiza la tecnología entre los empleados, quienes son más productivos y, por tanto, les empodera y facilita la creatividad. Por ejemplo, anteriormente, para tareas relacionadas con análisis de datos se dependía de un departamento y desarrollos específicos, pero con estas soluciones se accede a todos los informes y se encuentra la información de forma sencilla y rápida. Asimismo, debido a su flexibilidad, otro de los beneficios más destacados consiste en que favorece el teletrabajo, ayudando a la conciliación laboral.

Respecto a las personas en movilidad, las herramientas colaborativas contribuyen a la atracción del talento, ya que este puede encontrarse en cualquier parte, proporcinando un puesto de trabajo igual que el que tendrían en una oficina de la compañía. Así pues, se convierte en un incentivo para el reclutamiento fundamental para empresas tecnológicas como Sothis.

En definitiva, los entornos colaborativos digitales serán la forma de trabajar en un futuro próximo, por lo que las organizaciones deben ser capaces de evolucionar hacia este tipo de herramientas. Cada vez más empresas están abordando la transformación digital, adaptando sus procesos para crear o mantener el negocio y, por tanto, integrando soluciones eficientes y ágiles. Deben crear estructuras necesarias que permitan seguir el ritmo de grandes compañías tecnológicas como Microsoft, IBM, SAP o Siemens, las cuales disponen de soluciones que hace diez años eran impensables.

Invertir en transformación digital es invertir en mejorar la productividad, reducir costes, ganar en eficacia y empoderar a las personas. Por eso, Sothis proporciona a sus clientes la ayuda necesaria para que acomentan una evolución digital continua a través de la adopción de las herramientas colaborativas más óptimas y preparar a las organizaciones a que afronten los nuevos retos del futuro.

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