Muchas pequeñas y medianas empresas tienden a contratar a gestorías o a asesores contables externos para que les gestionen las cuentas anuales, pero en todos los casos es necesario conocer unos términos básicos para entender qué son las cuentas anuales y qué obligaciones existen en relación a las mismas.
¿Qué son las cuentas anuales?
Las cuentas anuales son los estados financieros que deben elaborar obligatoriamente las empresas que tienen la forma jurídica de sociedad mercantil, al final de cada ejercicio económico para proporcionar información sobre su situación financiera y económica.
Todos podemos acceder a toda la información mercantil y, por supuesto, a las cuentas anuales de todas las empresas inscritas en el Registro.
Obligación de formulación de las cuentas
La legislación mercantil actualmente vigente regula, en base al principio de transparencia, la obligación de los empresarios de formular sus cuentas anuales para poder tener una imagen real del patrimonio y de la situación de cada empresa.
La obligación de formulación de las cuentas anuales, está regulada en el artículo 253.1 del Real Decreto Legislativo 1/2010 de 2 de julio por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, que establece literalmente: “Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.”
¿Qué contenido deben tener las cuentas anuales?
Las cuentas anuales deben incluir de forma obligatoria cuatro estados financieros y un quinto que solo es obligatorio en determinados casos:
- El balance.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- El estado de cambios en el patrimonio.
- La memoria.
- Los flujos de efectivo (en determinados casos).
En algunos casos de forma separada respecto a las cuentas anuales, debe presentarse el Informe de Gestión hecho por los Administradores y el Informe de auditoría elaborado por los auditores de la Sociedad.
¿Cuándo y dónde deben depositarse las cuentas?
El plazo para la formulación de las cuentas anuales es de tres meses desde el cierre de su ejercicio social.
La presentación de las cuentas anuales se realizará como máximo dentro del plazo de 30 días siguientes a la celebración de la Junta General donde sean aprobabas. Para la gran mayoría de las sociedades, cuyo ejercicio social coincide con el año natural, el plazo para la presentación de las cuentas finaliza el 30 de julio de cada año.
Las cuentas anuales se deben presentar en el Registro Mercantil que corresponda en función de dónde esté domiciliada la sociedad.
¿Qué ocurre si no se depositan las cuentas anuales?
En el caso en que los administradores de la sociedad obligada a depositar las cuentas no lo hagan, se podrán imponer sanciones de entre 1.200 y 60.000 euros previa instrucción del expediente.
Además, supone la imposibilidad de inscribir en el registro mercantil ningún documento, salvo los relativos a cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales y liquidadores, revocación de poderes o renuncia de apoderados, escrituras de disolución y nombramiento de liquidadores y cualquier otro asiento que ordene la autoridad judicial o administrativa.
