Descubre cómo la IA está transformando la administración de documentos.

Una buena gestión de documentos es fundamental para poder tener acceso a la información y poder utilizar los datos en beneficio de la empresa. Sin embargo, son muchas las empresas que tienen un exceso de documentos – muchas no saben qué información es útil y cuál no – y no saben cómo gestionar para sacarles rendimiento. 

En este sentido, la inteligencia artificial se alza como una herramienta para ayudar a mejorar la gestión de documentos. Hay muchas herramientas en el mercado, pero una de ellas es GADA-i, desarrollada por Encamina. Uno de sus impulsores es Mariano Frangi, Business Operations Lead de la compañía, quien explica a Levante-EMV las posibilidades y beneficios de esta herramienta. 

¿Cuáles son los principales desafíos en la gestión del archivo digital que enfrentan las organizaciones a día de hoy?

Según nuestra experiencia en Encamina, los retos se pueden agrupar en tres categorías principales: gestión de documentos, acceso y utilización de la información y gobierno. 

En el primero de los casos, las organizaciones suelen manifestar algunos síntomas claros como el aumento de los costes de almacenamiento, sobrepaso de los límites de solución de gestión documental principal o problemas de rendimiento. Surgen debido a la cantidad de documentos que las organizaciones deben manejar, y que las soluciones que tienen no son adecuadas para su escenario de uso. Son los primeros que se detectan. 

En el caso del acceso y la utilización de la información, hay varios silos de información que complican el acceso y la explotación de los datos. Esto puede impedir que las organizaciones obtengan el máximo valor de sus datos. Por su parte, en el área de gobierno, se produce una gestión ineficiente y una acumulación descontrolada de documentos, una especie de ‘síndrome de Diógenes’ corporativo. En general se manifiesta en forma de incertidumbre sobre qué datos conservar y qué eliminar. Según Forrester, el 90% de los datos no estructurados de las organizaciones no se utilizan para análisis o mejoras. 

¿Por qué es importante tener acceso ágil a los datos? 

En la era de las aplicaciones inteligentes, será cada vez más importante acceder de manera sencilla y segura al conocimiento alojado en nuestros documentos. Esto no solo nos permitirá diferenciarnos, sino que también facilitará la extracción de insights más relevantes. Al tener un acceso más eficiente a la información, las aplicaciones inteligentes pueden proporcionar resultados más precisos y relevantes, lo que a su vez puede impulsar la toma de decisiones basada en datos en toda la organización.

En su experiencia, ¿cómo ha evolucionado la gestión del archivo digital con la incorporación de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial?

La gestión del archivo digital ha experimentado una evolución significativa y casi imperceptible con la incorporación de la inteligencia artificial a lo largo del tiempo.  En las primeras etapas, su aprovechamiento se centraba en el reconocimiento de texto e imágenes para digitalizar grandes volúmenes de documentos en papel. Esto marcó un hito importante. La IA puede analizar y clasificar grandes volúmenes de datos de manera más eficiente que los humanos.

Posteriormente incorporamos también la IA para la clasificación y el etiquetado de documentos y, más tarde, nos ha permitido hacer un análisis semántico. Este mismo año hemos visto el surgimiento de la IA generativa, que abre un sinfín de oportunidades; quizás la más evidente, permitir a los usuarios interactuar en lenguaje natural con el contenido y generación de nuevo contenido relevante a partir del existente.

Como hemos aprendido en el desarrollo de GADA-i, es crucial tener en cuenta que la implementación de estas tecnologías requiere una planificación cuidadosa y una estrategia clara. Esto garantiza que se obtienen los máximos beneficios y permite su evolución en el tiempo. La adaptabilidad es clave, ya que las necesidades de la organización y las capacidades de la tecnología evolucionan a un ritmo cada vez más acelerado.

¿Actualmente existen soluciones en el mercado que resuelvan este “pain point” de las organizaciones? 

Existen múltiples soluciones de gestión documental en el mercado, como Alfresco, Docuware, Documentum o SharePoint. Estas soluciones son líderes en sus segmentos y verticales. 

Sin embargo, cuando se trata de escenarios complejos que requieren procesos de clasificación personalizados, conexiones ad-hoc con sistemas corporativos, y requisitos específicos de seguridad y gestión de roles, las soluciones estándar pueden no ser suficientes. Aquí es donde entra en juego GADA-i, que combina lo mejor de la tecnología punta con un alto nivel de personalización. 

¿Cómo aborda GADA-i  los desafíos específicos en la gestión del archivo digital mediante la inteligencia artificial? 

Aborda los desafíos de la gestión de archivos digitales de una manera innovadora y eficaz, ya que utiliza servicios de IA para extraer información, clasificar automáticamente y enriquecer los archivos.

Actualmente, el equipo de producto está trabajando en una nueva versión que incluye la posibilidad de utilizar Azure OpenAI para vectorizar el contenido de los archivos. Esto permitirá ofrecer una búsqueda más precisa y relevante a partir del análisis semántico del contenido. Además, GADA-i ha lanzado recientemente elGADA-i Explorer, un complemento que permite la recuperación de información. 

¿Cuáles son las características más destacadas de GADA-i que lo diferencian en el mercado de soluciones de archivado inteligente?

La automatización de la clasificación, el archivado y la recuperación de documentos es una característica central de GADA-i, liberando a los usuarios de tareas manuales y propensas a errores. Además, GADA-i gestiona el ciclo de vida del documento garantizando que el contenido se mantiene accesible en todo momento. 

GADA-i va más allá de las soluciones estándar al ofrecer hiperpersonalización, adaptándose a las necesidades específicas de cada organización y cumpliendo siempre con la seguridad y el cumplimiento de la normativa vigente. 

Finalmente, GADA-i Explorer, un complemento que permite la recuperación de información, mejora la accesibilidad y la interacción con los documentos archivados.

¿Puede proporcionar ejemplos concretos de casos de uso exitosos de GADA-i en la mejora de estos procesos de archivado digital?

El Archivo Histórico de la Autoridad Portuaria de Valencia ha utilizado GADA-i para hacer accesible su rico fondo documental a la ciudadanía y la investigación, incluso permitiendo la recuperación de los ficheros en varios idiomas. 

Otro ejemplo. Una empresa internacional líder en el sector asegurador ha elegido GADA-i como repositorio de sus pólizas de seguro, lo que ha contribuido a la reducción de costes de almacenamiento. 

¿Cuál crees que es el impacto que tendrá en el futuro la inteligencia artificial en el archivado inteligente?

La inteligencia artificial (IA) tiene el potencial de transformar significativamente la gestión documental en el futuro inmediato. La IA puede automatizar la clasificación y el archivado de documentos, mejorar la precisión de la recuperación de información y permitir análisis más profundos de los datos almacenados. A medida que la tecnología avance, nos permitirá extraer aún más valor del conocimiento que las organizaciones tienen en sus archivos. Además, un repositorio unificado, accesible y en la nube permitirá a las organizaciones sacar más provecho de la inteligencia artificial

En cuanto a GADA-i, con su enfoque innovador y personalizado, y su uso de la IA para mejorar la gestión de archivos digitales, ciertamente tiene el potencial para liderar este cambio. GADA-i ya está demostrando su valor en varios casos de uso exitosos, y su continua innovación y adaptabilidad lo posicionan bien para seguir siendo un líder en este campo.

¿Qué consejos daría a las organizaciones que buscan mejorar el archivado de sus documentos mediante soluciones basadas en inteligencia artificial?

No pospongas más ese proyecto de gestión documental. Con la ayuda de la inteligencia artificial, puedes transformar esa acumulación ingobernada de documentos en un valor diferencial para tu organización. Aprovecha la democratización de los servicios de IA y el conocimiento corporativo que tienes en esos documentos para construir soluciones inteligentes, precisas y relevantes para tu negocio. Los datos que contienen esos documentos son la materia prima con la que alimentar una organización IA-Driven.